آنچه در این مطلب می خوانید (باز شونده)

اهمیت برنامه ریزی قبل ازحضور هوشمندانه در ایونت

ایونتها، با موضوعات مختلف برگزار میشوند و هر یک، ملزومات، ‌‌ شرکت کنندگان ومخاطبان خاص خودرادارند. به عنوان مثال،شرکت‏ کنندگان ایونتهای تجاری، شرکتها هستندونه عموم مردم. ایونت، به طور کلی بر اساس موضوع برگزاری و نوع مخاطب، بر دو نوع است؛

ایونت عمومی
ایونت تخصصی

شرکت در یک ایونت، یکی از سخت ترین کارهای یک بیزنس است. برخی از شرکتهای بزرگ، نیروهایی را استخدام میکنندکه مسئولیت انجام اقدامات لازم برای حضور شرکت در ایونتهای مختلف و مدیریت غرفه را برعهده بگیرند.

در این زمینه، هرچقدر تجربه کسب‌ کنید، بهتر از عهده انجام آن برخواهیدآمد.

پس از تصمیم به حضورغرفه ‏داریدر یک ایونت، لازم است اقداماتی رادر سه مرحله انجام دهید؛

پیش ازبرگزاری ایونت
حین برگزاری ایونت
پس ازبرگزاری ایونت

با برنامه و استراتژی، در ایونت حضور پیدا کنید. درغیر این صورت، قطعا نتیجه لازم را نخواهیدگرفت.

برای هرکدام ازمراحل حضوردرایونت،لیست اقدامات لازم رادریک جدول زمانی دقیق،تعریف کنیدکه طبق آن،مشخص شودهر کاری در چه زمانی، توسط چه کسی، چگونه و در کجا انجام شود.
وقتی انجام یکی از کارها را فراموش کنید، عملا تمام امور، تحت تأثیر قرار میگیرد و این مسئله، ضررهای جبران ناپذیری برای شما در پی خواهد داشت.

مثلا اگر کاتالوگ در زمان مناسب آماده نشود، مجبور خواهید شد با عجله، کار کنید و در نتیجه، کار با کیفیتی نامطلوب انجام خواهد شد.

روند کارها را به گونه ای پیش ببرید که فرصت کافی برای انجام آن‏ها داشته باشیدوکارها را به لحظات آخرنکشانید. فرض کنیدقرار است در تاریخ بیستم ژانویه دریک ایونت شرکت کنید.

حداقل ازشش ماه قبل،زمانبندی همه کارها را مشخص کنید؛ تحقیقات، طراحی غرفه، پیدا کردن گروهی برای طراحی و اجرا،گروهی برای یافتن تأمین کنندگان بخشهای مختلف ایونت و… .

برخی شرکتها از زمان پایان ایونت، برای برگزاری ایونت سال آینده برنامه ریزی میکنند. مشخص کنید که در فاصله شش تا دوازده ماه قبل از تاریخ برگزاری ایونت، چه اموری را باید انجام دهید. اموری همچون انعقاد قراردادغرفه وانتخاب طرح غرفه.
هرچقدر به زمان برگزاری ایونت نزدیکتر میشوید، کارهای بیشتری فهرست میشوند. یکی دو هفته مانده به ایونت باید همه نقشه های شما برای شرکت در ایونت، عملی شده باشد.

در ادامه، به توضیح اقداماتی میپردازیم که در سه مرحله از برنامه حضور خود به عنوان غرفه دار، لازم است انجام دهید.

اقدامات اجرایی پیش از برگذاری ایونت

پیش ازبرگزاری ایونت، چنداقدام مهم بایدانجام دهید؛

الف) تحقیقات اولیه وارزیابی ایونت
ب) تعیین نوع حضوردرایونت
پ) تعیین هدف از حضوردرایونت
ت) خریدوانتخاب محل غرفه
ث) طراحی غرفه
ج) تعیین متصدیان غرفه
چ) تدوین پروتکل عملکردمتصدیان
ح) تهیه موادتبلیغاتی
خ) تعیین قرارملاقات‏هادرایونت
د) اطلاع رسانی ودعوت ازمخاطبان
ذ) تعیین روش‏های جذب مخاطب به غرفه

الف) تحقیقات اولیه و ارزیابی ایونت

1.درتحقیقات اولیه، مواردبسیاری را برای خودمشخص کنید. چون تعیین کننده نحوه برنامه ریزی شما است. شرکت دریک ایونت به عنوان غرفه دار،نیازبه یک برنامه تعریف شده داردوعوامل زیادی از جمله مواردزیر،بایددرآن درنظرگرفته شود:

برگزاری ایونت موردنظر،در چه سطحی است؟
ایونت موردنظر چه سابقه ‏ای دارد؟آیا برای اولین بار، برگزارمی‏شودیا چندمین بار؟
شرکت درایونت، چقدربرای شما اهمیت دارد؟
هدف شما از شرکت درآن ایونت چیست؟
در نظرداریدبا شرکت در ایونت، با‏چه نوع مخاطبی ارتباط برقرارکنید؟مخاطبان شماغرفه داران هستندیا بازاریابان وبازدیدکنندگان یا هردو؟
مخاطبان شما چه کسانی هستند و چه ویژگی‏هایی دارند؟ مثلااز کدام محدوده جغرافیایی هستند؟ جنسیتشان چیست؟میزان درآمدشان چقدراست؟… مخاطبان آن،بازدیدکنندگان عام هستندیادرایونتی که مخاطبان آن،بیزنسها هستند؟
آیاقصدداریددریک ایونت تجاری شرکت کنیدکه ِ هستندیادرایونتی که مخاطبان آن،بیزنسها هستند؟

2.درباره غرفه داران وبازدیدکنندگان تحقیق کنید؛درکناراطلاعاتی که از حضور خودتان در سالهای گذشته داریدیا ازدیگران کسب کرده اید،تحقیقات خودرادرباره این دوگروه کامل کنید.
فرض کنید که شما در زمینه عکاسی و فیلمبرداری فعالیت میکنید، در این صورت حتی برگزارکننده ایونت هم در دسته مخاطبان شماقرارمیگیرد.

ب) تعیین نوع حضور در ایونت

نوع حضور در یک ایونت، تعیین کننده نوع استراتژی حضور شما است.

1.گاهی پس از تحقیقات به این نتیجه میرسیدکه به عنوان غرفه دار در ایونت حضور پیدا نکنید، بلکه پشتیبان مالی یا اسپانسرایونت باشید.در این صورت، استراتژی متفاوتی را بایددرنظربگیرید.

می‏توانیدازابزارهای ایونتی برای حضور خوداستفاده کنید.مثلا کیف ایونت یا طرح چاپ روی کارتهای گردن آویز شرکت ‏کنندگان را شما تهیه کنید‌ ونام خودتان راروی آن‏هاحک کنید.

به این روش، در واقع شما هم هستید و هم نیستیدوازابزارتبلیغاتی ایونت استفاده می‏کنید.

برخی، هم به عنوان غرفه دارو هم به عنوان پشتیبان مالی، یکی از خدماتی که در ایونت شرکت میکنند. چون عمدتا برگزارکننده ایونت،به اسپانسرها ارائه می‏دهند،غرفه است.

مالک یکی از موفق‏ترین چاپخانه ‏های آمریکای شمالی و کانادا، بیشترین بهره را از حضور موفق در یک ایونت مربوط به چاپ برد؛ به این شکل که نقاط کلیدی ایونت را به برندی که قصد معرفی آن را داشتند، اختصاص دادند.

تمام کیف ‏های ایونت با نام برندآنها بودوتوانست با حضور درست در ایونت، به اهداف خود برسد. هم غرفه داشت و هم اسپانسرایونت بود.

2.درصورتی که می‏خواهیدحضوراسپانسری را برای خودانتخاب کنید،بایدمواردی را بررسی کنید:

میزان بودجه شما چقدراست؟
چقدرمی‏توانیدازاسپانسرشدن،نتیجه بگیرید؟
اسپانسر شدن به کدام هدف شما کمک می‏کند؟ برندینگ یا فروش؟

مثلا در سناریویی که درمورد چاپخانه آمریکایی مثال زدیم، با توجه به اینکه هدف،معرفی وب‏سایت بود،اسپانسری ایونت،بسیارکاربردی ومفیدبود.

پ) تعیین هدف از حضور در ایونت

یکی از مهمترین مواردی که قبل از حضوردر یک ایونت به عنوان غرفه دار، بایدبرای خود مشخص کنید، هدفتان از حضوراست.

همه برنامه های حضور شما در ایونت، بستگی به اهداف،
نوع مخاطب و زمانبندی دارد.

هدف شما از شرکت در یک ایونت،کدام یک ازمواردزیراست؟

جذب مشتری؟
فروش مستقیم محصول؟
معرفی خدمات یا طرحهای جدیدفروش؟
برندسازی ومعرفی خودبه شرکت کنندگان درایونت؟
استفاده از حضوررسانه های مختلف درایونت وپوشش رسانه‏ ای آن‏ها؟
بررسی وضعیت رقباواستراتژی حضورشان درایونت؟
نتورکینگ وشناخت افرادبیشتر؟
شرکت در سمینارهاوبرنامه های آموزشی جانبی ایونت؟

با پاسخ‏ دهی به پرسش‏هایی از این قبیل، هدف خودرا از حضوردر ایونت به عنوان غرفه ‏دار مشخص کنیدتا براساس آن، استراتژی وبرنامه حضور خودرا تعریف کنید.
وقتی هدف شما فروش است، استراتژی حضورتان به کلی متفاوت خواهد شد. اگر هدفتان، معرفی محصول و یا ارائه طرح تخفیفی برای افزایش فروش است، بر اساس نوع مخاطبان، استراتژی خودرامشخص کنید.

ارائه تخفیف،درصورتی که بدون برنامه مدون انجام شود، نتیجه ای درپی نخواهدداشت.

ت) خرید و انتخاب محل غرفه

1.هنگام عقدقراردادبا برگزارکننده ایونت،نقشه سالن رامشاهده کنیدتامکان مناسبی برای غرفه خودبیابید.مکان غرفه، اهمیت فوق العاده مهمی دارد.

مکان غرفه را براساس نقشه سالن، اهداف و استراتژی حضور، نوع مخاطبان، بودجه مورد نظر و ترافیک تردد، انتخاب کنید.

2.یکی ازاستراتژی‏ های انتخاب غرفه این است که درغرفه نزدیک رقیب،مستقرشوید.ازاین که کناررقیبتان باشید،نترسید.میتوانیددر آنجابارقیب خودآشناشوید وروش های اورا شناسایی کنید.

3.یکی از ترفندها این است که غرفه خود را در جایی نزدیک به غرفه یک شرکت معروف انتخاب کنیدکه حتی ممکن است رقیب شما نباشد،اما بازدیدکنندگان زیادی داشته باشد.

4.روش دیگر این است که غرفه ای نزدیک شرکتی بگیرید که قرار است با آن معامله ای کنید. ممکن است مهمترین هدف شما از حضوردر ایونت، جذب همان شرکت باشد. برای انتخاب مکان غرفه،مخاطبان خودرا هم درنظربگیرید.

همیشه سر نبش بودن غرفه، راهگشا نیست. میتوانید یک غرفه کوچک اما در
جایی پررفت وآمد را انتخاب کنید.

5.در ایونت های تجاری که مخاطب آن، سایر بیزنس ها هستند، داشتن غرفه درورودی سالن به برندسازی کمک میکند.

درنظرداشته باشید حوالی درب خروجی،شلوغ است وکسیکه ازآنجامیگذرد،قصدرفتن داردوتوقف نمیکند.
فراموش نکنیدبرگزارکننده ایونت، برای مکان‏های پررفت وآمد، قیمت بیشتری را برای غرفه تعیین میکند.

اصلیترین دلیل حضور در یک ایونت تجاری، دیده شدن است.

امروزه نقشه غرفه های ایونت ها به نحوی تغییر کرده که جریان حرکت افراد، راحتتر شود.

6.گوشه سالن و در انتهای راهروی خروجی هم مکان مناسبی برای غرفه است. زمانی که امکان انتخاب غرفه محدود باشد و گزینه بهتری نداشته باشید، میتوانید در چنین فضاهایی، غرفه خودرا انتخاب کنید.

7.هنگام انتخاب محل غرفه بررسی کنید که برگزارکننده چه ممکن است تصور کرده خدماتی را به شما ارائه میدهد.

مثلا ممکن است تصور کرده باشیدکه میزوصندلی دراختیارشماقرارمیدهند،امادرواقع باید ازقبل، برای آن وسایل،درخواست سفارش ثبت میکردید.

ث) طراحی غرفه

1.از دیگر اقدامات لازم قبل از حضور در ایونت، انتخاب طرح و طراح غرفه است. طراحی غرفه باید به نحوی باشد که بازدیدکنندگان را جذب کند.
اگر توانایی صرف هزینه زیاد برای طراحی غرفه را ندارید، از طراحی های ساده و جذاب استفاده کنیدولی اصول اولیه را رعایت کنید،یعنی یک بنردرپس زمینه غرفه داشته باشیدوشعارتبلیغاتی خودراروی آن بنویسید.

2.نام شرکت را به صورتی واضح درغرفه نشان دهیدومحلی برای نمایش اطلاعات بیزنستان درنظربگیرید.

3.پوسترها و بروشورها را به دیوار بچسبانید. سعی کنید آن‏ها را به صورت برجسته روی دکورنصب کنید. این امرموجب خطای دید بیننده میشودوآن رادرنظراو جذاب میکند.

4.اگر بازدیدکننده، اطلاعات حداقلی درباره شما نبیند، دلیلی ندارد به سمت غرفه‌ بیاید. داشتن استراتژی برندسازی، ایجاب میکند لوگو را نیز در معرض دید قرار دهید. نمایش لوگو برای برندهای بزرگ مهم است.

5.جایی مناسب درغرفه، برای کانتر و ایستادن متصدیان غرفه انتخاب کنید.

6.طراحی بنرغرفه بایدبا طراحی کارت ویزیت وکاتالوگ و سایر اقلام تبلیغاتی، هارمونی داشته باشد

کیفیت رنگ و چاپ رادر چاپ بنرغرفه،درنظربگیرید.

شعارتبلیغاتی‌ خودراروی آن چاپ کنید.

ابعادونوع بنربه شکلی باشدکه نصب آن دردسرسازنشود،با کمترین زحمت بتوان آنرا نصب کرد.

نوع طراحی به سیاستهای کاری شما مربوط می‏شود. برخی شرکتها یک رنگ مشخص را انتخاب میکنندوشعار تبلیغاتی ولوگورادرون طرح بارنگ دیگرکارمیکنند.

در بنر نصب شده روی غرفه، نام شرکت را تا حد امکان به صورتی واضح به نمایش بگذارید.

اگر از فونت خاصی برای نوشتن نام شرکت استفاده می‏کنید،دربنرنیزازآن استفاده کنید. برخی افراد،شمارادر شبکه های اجتماعی دنبال میکنندو اگر نام شرکت شما را نبینندوازکنارتان ردشوند،مخاطبان خودرا ازدست داده اید.

7.بامشاوره کارشناسان،ازانواع محصولات چاپ دیجیتال که در طراحی غرفه،کاربردزیادی دارند،استفاده کنید. در طراحی غرفه ازصنعت چاپ دیجیتال یا چاپ لارج فرمت استفاده زیادی میشود. شامل:

استند

رولآپ

کوتدلمینت

استیکر

بنر

8.غرفه را به چندبخش تقسیم کنید. یک بخش برای پرزنتیشنها ویک بخش برای توزیع هدایادر نظربگیرید. بسته به ماهیت بیزنس، بخشهای دیگری را هم می‏توانید در نظر بگیرید.

اگر قصد دارید نمونه ای از محصول خود را بین بازدیدکنندگان توزیع کنید، نبایدتمام محیط غرفه را به اینکاراختصاص دهید.توزیع نمونه رادریک بخش از غرفه انجام دهیدتااگرصفی شکل گرفت،مخل امورعادی غرفه نباشد.

9.تلویزیون های لمسی، ابزاری جذاب برای اطلاع رسانی به مخاطب هستند. مخاطبان میتوانندبا لمس صفحه از صفحات یک بخش ازغرفه سایت وکاتالوگ تصویری شما بازدیدکنند.

غالبایک بخش از غرفه را به پرزنتیشن با این صفحات هوشمند،اختصاص دهید.

ج) تعیین متصدیان غرفه

1.هرکسی که به غرفه شما نگاه میکند،دو چیزرامیبیند؛

یکی، طراحی غرفه شما؛ طراحی زیبا میتواندمخاطبان را جذب کند، اما ممکن است بودجه کافی برای طراحی نداشته باشید و با کمترین هزینه،اطلاعاتی از شرکت را ارائه کنید.

دوم، افرادی که در غرفه شما حضور دارند؛ متصدیان غرفه، افرادی هستندکه با ارتباط مناسب،مشتری را جذب میکنند.

بایدبا احترام،بازدیدکنندگان را به گفت وگو دعوت کنندیا به بهانه ‏ای،آن‏هارا مطابق به غرفه دعوت کنند.غرفه داربایددرایام حضوردرغرفه،دقیقا با پروتکل های تعریف شده برای این جایگاه،عمل کند.

2. قبل از حضور در ایونت، تصمیم بگیرید چه افرادی قرار است جهت حضور شرکت در ایونت، همکاری کنند؟فیلترهایی را برای گزینش افراد مناسب در نظر بگیرید. غرفه دار، کسی است که کاراکتر ایونتی داشته باشد.

3.اگر به دلیل کمبود بودجه برای استخدام افراد حرفه ای، از دوستان و آشنایان برای حضور در غرفه استفاده میکنید، حتما با آن‏ها تمرین کنید،

درغیر این صورت به دلیل آموزش ندیدن و نداشتن تجربه، بهره لازم را از حضور خوددر ایونت نخواهیدبردو فرصت را ازدست خواهیدداد.

چ) تدوین پروتکل عملکرد متصدیان غرفه

1.شیک پوشی اصل بسیار مهمی است. متصدیان غرفه باید لباسهای مرتبی پوشیده باشند. پوشیدن لباس رسمی مانند کت وشلواریا پوششهای دیگریا لباس متحدالشکل،به نوع ایونت وزمینه بیزنس مربوط است.

درغرفه کوچکتر،نوع پوشش بیشتر به چشم می آیدواهمیت شیک پوشی دوچندان میشود.

2.فن بیان متصدیان غرفه ازدیگرعوامل مهم در انتخاب آن‏ها است.

متصدیان غرفه بایدبیان خوبی داشته باشند، یعنی واضح و شمرده حرف بزنند.

با حوصله به حرفهای مخاطب گوش کنندو با احترام با او برخوردکنند

مهم نیست اخلاق شخصی این افراد چگونه باشد،مهم این است که برای مخاطبان جذاب باشند.

چهره زیبا مهم است، اما دلیلی وجود ندارد کسی که چهره زیبایی ندارد،نتواندمخاطب را جذب کند.مسئله مهم، خوب حرف زدن واستفاده از جمله های کوتاه است.

تن صدای آن‏ها به اندازه ای باشدکه همکاران یا متصدیان غرفه های دیگرآزارنبینند.

ترکیب جمله هایی که هر فرد برای شروع صحبت انتخاب میکند،به سه موضوع بستگی دارد؛

استراتژی شرکت
خصوصیات فردی شخص
ماهیت مخاطب

من دریک ایونت که درباره برگزاری جشن عروسی بود،شرکت کردم. بازدیدکنندگان آنجا،عروسهای آینده و مادرانشان بودند. در آنجا باید برای جذب مخاطبان ازواژه هاوجمله های متناسب استفاده میکردیم.

به دلیل روشهایی که به کار برده بودیم، غرفه ما یکی از شلوغترین غرفه ها بود. چند جمله کلیدی داشتیم که برای جذب بازدیدکنندگان، استفاده میکردیم وپس ازورودشان به غرفه،آن‏هارامتقاعدمیکردیم که زمانی را برای گوش دادن به حرفهای مااختصاص دهند.

مردان نمیتوانندبه راحتی درباره زنان جوان،جمله های تحسین آمیز به کاربرند، مخصوصا زن جوانی که درآستانه ازدواج است.ممکن است بابیان این حرفها،مخاطب فکرکندمنظوردیگری داریدوازشمافاصله بگیرد.

پس ماباتعریف ازمادرویاخانم مسن ‏تر،بحث راشروع می‏کردیم همه اینهاجزوظرافتهای برقراری ارتباط باافراداست.

بنابراین، رعایت ادب و احترام به فرهنگ مردم، یکی از اصول برقراری ارتباط است.درنحوه بیان، به دونکته برای جذب مخاطب توجه کنید؛

یکی، جملات کلیدی برای جذب مشتری به غرفه که میتواندیک احوالپرسی ساده باشدو بسته به نوع مخاطب،متفاوت است.
دوم،نکاتی است که پس ازورودمشتری به غرفه بیان می‏شود.

3.متصدیان غرفه باید فاصله اجتماعی و فیزیکی مناسب را با بازدیدکنندگان حفظ کنند تا ناگزیر نشوند جملات جذاب یا طرحهای تخفیفی را باصدای بلندبیان کنند.

4.مسئولان غرفه‌ بایدبتوانندپاسخگوی پرسشهای بازدیدکنندگان باشند تا نتیجه‌ مطلوبی از حضور شما در ایونت، حاصل شود. اگر مخاطب،متصدی غرفه رافردی ناآگاه ببیند،مذاکره بی ثمرخواهدبود.

شخصیت و توانایی افراد در انتقال اطلاعات، تعیین کننده این است که مخاطب،آن‏هاراجدی بگیردیاخیر.این مسئله درایونتهای عمومی کمتربه چشم میآید،

امادرایونت های تخصصی،متصدی بایدبتواندتوضیحاتی کارشناسی درباره محصول ارائه کند.

5.تقسیم وظایف مسئولان غرفه بایدبه دقت ودرنهایت وضوح انجام گیرد. بسیاری از ایونتهایی که من بازدید کرده ام، این معضل را دارند که نیروهای غیرمتخصص زیادی در غرفه هستندوهمه آن‏ها،پرسش هارا به یک نفرارجاع میدهند.

برای گروهی که مسئولیت غرفه را به عهده دارند، نقش و مسئولیتی متناسب با خصوصیات فیزیکی و روانی افرادگروه،تعیین کنید.
اگر اندازه شرکت و ابعاد غرفه، بزرگ باشد و ایونت شلوغ باشد، شاید یک نفر به تنهایی از عهده پاسخگویی به همه بازدیدکنندگان برنیاید.

بسیاری از افرادنمیتوانند صبرکنندتا نوبتشان بشود. پس لازم است تعدادافرادمتخصص درغرفه بیشترشودتا بازدیدکنندگان معطل نشوند.

لازم نیست همه کسانی که در غرفه حضور دارند، با بازدیدکنندگان صحبت کنند. یک نفر جلوی درب ورودی می ایستدوافرادراجذب میکند،

یک نفرمسئول پاسخگویی به پرسشهای کارشناسی است،یک نفرمسئول ارائه توضیحات درباره بیزنس است وافراددیگر، هرکدام مسئولیتهایی دارند.

6.برای افرادی که با فعالیت در ایونت آشنا نیستند، جلسات آموزشی برگزار کنید. پیش از شروع ایونت، آموزشهای لازم را برای متصدیان غرفه ترتیب دهید.

متنی را ازپیش تهیه ‌کنیدوهر کسی متناسب باجنسیت،سن وخصوصیات ظاهری اش بالحن خود، آن متن را بیان ‌کند.

7.زبان بدن، در برقراری ارتباط با مخاطبان، اهمیت بسیاری دارد. لبخند، همیشه تأثیرگذار است. زشت ترین چهره با لبخند
قابل تحمل میشود.داشتن لبخند،دربرداشت اولیه طرفم قابل ازروحیه شما نقش زیادی دارد. نخستین ابزارشما هنگام دعوت ازبازدیدکنندگان برای حضوردرغرفه،لبخنداست.

8.به متصدیان غرفه یاد بدهید که درعین‌ اینکه باید نگاهی تیزبین داشته باشند، هنگام صحبت با افراد،نگاه شان را به اطراف نچرخانند و سرشان را پایین نیندازند.

وقتی نگاهشان منحرف میشود،ممکن است نگاه طرف مقابل،مسیرنگاه آن‏هارا بگیردو تمرکزش را ازدست بدهد.

9.نحوه ایستادن غرفه داران در غرفه بسیار مهم است. به هیچ عنوان روی صندلیها لم ندهند. مکانی برای استراحت و صرف نهارمتصدیان غرفه در نظربگیرید.

تکیدگی وبی حوصلگی آن‏ها، برای مخاطبان پیامی منفی داردو باعث ازدست دادن بسیاری از فرصت‏ هامیشود.

10.متصدیان غرفه نباید کارهایی مانند روزنامه خواندن یا کار با لپتاپ را انجام دهند. هدف از حضور در غرفه، خدمت به بازدیدکنندگان است. پرداختن به کارهای حاشیه ای،باعث میشود مخاطبان زیادی ازدست بروند.

11.هنگام گفت وگوی متصدیان غرفه با بازدیدکنندگان، نبایداین تلقی ایجاد شودکه قصدآن‏هافروش کالابه هرنحوی است. تمام تلاش براین باشدکه اطلاعات مربوطه منتقل شودتامخاطب به شما بیشتراعتمادکند.

12.سعی کنید در هر ایونتی، ایونت خودتان را طراحی کنید، یعنی غرفه شما یک ایونت باشد در دل یک ایونت بزرگ.

با این طرز فکر، کارهای متعددی می‏توانید انجام ‌دهید، ازجمله اینکه در غرفه خود، جلسات ارائه پی درپی، برگزار ‌‌کنید یا کلاسهای آموزشی وسمیناربرگزارکنید.

ح) تهیه مواد تبلیغاتی

1.قبل از حضور در ایونت، تصمیم بگیرید که چه مواد تبلیغاتی مناسبی،برای مخاطبان خودآماده کنید. هرکالای تبلیغاتی اعم ازکاتالوگ و هدایا را براساس ماهیت مخاطب تهیه کنید.

اشکال بزرگ بسیاری از شرکت‏های دارای غرفه در ایونت‏ها، این است که درباره تهیه مواد تبلیغاتی مناسب ایونت،تحقیق نمیکنندیافقط براساس شنیده هاتصمیم میگیرند.

استفاده از تجربیات دیگران خوب است، اما کافی نیست.

2. برخی شرکتها یک نوع کاتالوگ چاپ میکنند و هر سال، همان را در همه ایونتهایی که حضور دارند، ارائه میکنند. با این روش به کمتر از پنج درصد از ظرفیتهای بالقوه خود میرسید، زیرا قانون اصلی جذابیت برای مخاطب را رعایت نکرده اید.

وقتی برای مخاطب، تدبیریدر نظرنگرفته اید، چرا فکرمیکنیداو باید به سراغ شما بیاید؟!

خ) تعیین قرار ملاقات در ایونت

1. یکی از مهمترین مواردی که در یک ایونت باید رعایت کنید، مدیریت زمان است. زمان برگزاری ایونت، محدود است و برای اینکه نهایت بهره را ازآن ببرید، نیازبه مدیریت زمان دارید.

2.قبل از موعد ایونت، مشخص کنید چه کسانی را میخواهید ملاقات کنیدو چگونه برای ملاقات‏ها،برنامه ریزی ‌کنید.

3.یکی ازمهمترین راههای مدیریت زمان،تنظیم دقیق زمان قرار ملاقات است. صبح روز قرار، قرار ملاقاتتان را در پیامی به آن‏ها یادآوری کنید.

ایونت، بسیار فضای شلوغی است و به هر دلیلی ممکن است طرف مقابل،زمان قرارملاقات رافراموش کند.

4.وقتی کسی قصدداردباشماقرارملاقات هماهنگ کند،پاسخ او را خیلی سریع بدهید، در غیر این صورت ممکن است با افراد دیگر،قرارملاقات خودرا هماهنگ کند.
خیلی وقتهامن پاسخ ایمیل افرادرا برای تعیین قرارملاقات چنان سریع میدهم که فردتعجب میکند،یعنی به محض دریافت ایمیل پاسخ آن را میدهم، زیرا میدانم هرلحظه ممکن است در زمان مقرربافرددیگری قراربگذارد.

5.پیام دریافت ایمیل هاراروی گوشی خودفعال کنیدتا بتوانیددر لحظه،پاسخ ایمیلهای دریافتی را بدهید.

6.برای استفاده بهینه از زمان برای رسیدن به اهداف، حتما در سمینارهای جانبی ایونت شرکت کنید و بررسی کنید که شما چه نقشی میتوانیددر آن برنامه هاداشته باشید. از آن فضا برای توزیع کاتالوگهاوبرقراری ارتباط بادیگران استفاده کنید.

7.اگرغرفه داران مخاطب شما هستند،درباره آن‏ها تحقیق کنید. بررسی کنید که چه کسانی از طرف شرکت مورد نظر شما در ایونت حضورپیدامیکنندوقرارملاقاتتان را تنظیم کنید. البته ممکن است همه غرفه داران،رقیبان شماباشندودردسته مخاطبان شمانگنجند.

8.باکسانی که نسبت به بقیه مخاطبان سطح بالاتری دارند،قراربگذاریدکه پس ازایونت،گفت وگویتان را ادامه دهید.

حتما یادآوری کنید که پس از ایونت، پیشنهادهای بهتری برای آن‏ها دارید.

9.تمام فضای ایونت را شناسایی کنید. غرفه داران معمولا سایت ایونت معرفی میشوند، همچنین با استفاده از فناوری روز، اپلیکیشنهایی ارائه میشودکه غرفه داران میتوانندبه وسیله آن، با هم ارتباط برقرارکنند.

د) اطلاع رسانی و دعوت از مخاطبان

1.حضور خود به عنوان غرفه‏ دار در ایونت را اطلاع‏ رسانی کنید. مهمترین روش‏های دعوت ازمخاطبان ایونت،مواردزیر هستند:

بانک ایمیل
آگهی ‏های آنلاین
شبکه های اجتماعی
آگهی دررسانه‏ ها
دعوتنامه های چاپی

2.شبکه های اجتماعی در هر سه مرحله ایونت، کاربرد دارند. پیش از شروع ایونت، از طریق شبکه های اجتماعی به دنبال کنندگان خود درباره ایونت، اطلاع رسانی ‌کنید و آن‏ها را به بازدیدازغرفه خوددعوت کنید.

این کار چندمزیت دارد؛
نخست،نشان میدهدشماشرکت فعالی هستید.
دوم،به برندسازی شماکمک میکند.
سوم، اعتماد دنبال کنندگان شبکه اجتماعی شما بیشتر میشود.
چهارم، بخشی از مشکل شما برای تولید محتوا در شبکه های اجتماعی حل میشود.

3.بدون توجه به اینکه برگزارکننده رویداد چه تعداد از افراد را دعوت کرده است، خودتان دست به کارشویدوازمخاطبان،دعوت کنیدازغرفه شما بازدیدکنند.

با این کار نشان می‏دهیدکه شرکت معتبری هستیدودرایونتهای مختلف شرکت میکنید. دعوت دیگران به بازدیدازغرفه درایونت،بخشی ازروندبرندسازی است.

حتی اگر1درصدازدعوت شدگان،درایونت حضورپیداکنند، 99 درصدبقیه، تحت پوشش اطلاع رسانی شما قرارگرفته اند.

هم شمامعرفی شده ایدو هم محتوایی برای شبکه های اجتماعی ایجاد شده است.چه بیایند و چه نیایند، شما برنده شده اید.

ذ) تعیین روشهای جذب مخاطب به غرفه

1.سه موضوع مهم رادرخصوص بازدیدکنندگان ایونت،درنظربگیرید؛

چگونگی جذب ومدیریت بازدیدکنندگان غرفه
نحوه انتقال اطلاعات به بازدیدکنندگان
اقدامات لازم برای اینکه بازدیدکنندگان، شما را به خاطر بسپارند.
هرکدام از این سه بخش، نیاز به برنامه خاص خوددارد، حتی برنامه ای که برای جذب بازدیدکنندگان طراحی میکنیدبا برنامه ای که برای جذب غرفه داران دارید،متفاوت است.

هر کاری که برای تبلیغ و جذب بازدیدکننده در فضای ایونت انجام میدهید،
اجازه انجام آن را از برگزارکننده بگیرید.

2.ازترفندهای جذب بازدیدکننده به غرفه خوداستفاده کنید. در یکی از ایونتها از دو مانکن زن و مرد استفاده کردم که بدنشان رنگ شده بودوروی آن، شعار شرکت نوشته شده بود.

این روش، ابزاری بودکه هم مخاطب جذب شودو هم وقتی به سمت آن میرود، نکته ای رادریابد. در ایونتی در لاس وگاس درغرفه ایی که فردرادر قامت سرباز یونانی با همان لباس قدیمی درغرفه به نمایش گذاشته بودندکه نشان دهنده فرهنگ آن کشور بود.

در ایونت دیگری، خانمهای چینی،لباسهای سنتی خودرا پوشیده بودند. این ترفندها به بیزنس آن‏ غرفه ‏ها ربطی نداشت، اما به جذب مخاطبان کمک زیادی میکرد.

در ایونت تجاری، باید قواعد دقیقتری را رعایت کنید. ایجاد جذابیت بدنیست،امابایدروشهای مناسبی رابرای آن به کاربگیرید.

اگر شرکت بزرگی هستید، در انتخاب روش جذب بازدیدکننده، دقت کافی داشته ویرانگرتر از اشتباهات شرکت باشید. چون اشتباهات یک شرکت بزرگ قطعا کوچک است.

3.داشتن پیشنهادات تخفیفی، در جذب مخاطب بسیار مؤثراست.درباره ارائه طرح تخفیفی مناسب،تدبیری بیندیشید.

مخاطبان، هنگام مراجعه به غرفه، انتظار دارندبا یک هدیه یا طرح تخفیفی روبه روشوند،چه یک مشتری که به فرض،دستگاه چاپ پانصدهزار دلاری خریده است و چه کسی که یک کالای بیست دلاری خریده است.اگرانتظارمخاطب برآورده نشود،سرخورده میشود.

هدایای تبلیغاتی ازجمله خودکار،کیف،لیوان وهدایای متنوع دیگررا به صورت کاربردی،انتخاب کنیدتا به برندسازی شماکمک کنند.

هدیه ای نباشد که مردم در راه منزل، آن را دور بیندازند و هزینه ای که صرف کرده اید، هدربرود. برای گرفتن هدایا به ایونت میآیند، بسیاری از مردم، صرفا بنابراین تدبیری بیندیشید که نتیجه لازم را از هدیه دادن بگیرید.

برخی هدایا نیز تخصصی است و با توجه به نیاز مخاطبان تهیه میشود. دریک ایونت، یک چراغ قوه لیزری دیدم که کاربردی همچون مترداشت وفاصله ها را اندازه میگرفت. چنین وسیله ‏ای، همیشه توسط مخاطبان آن بیزنس،استفاده خواهد شد.

5.به روش‌ هوشمندانه، می‏توانید کارتهای هدیه با طراحی جذاب چاپ کنید و به مشتریان ویژه خود، هدیه بدهید.

6.همیشه هدیه ای خاص برای کسانی که باشما ارتباط ویژه ای دارند،درنظربگیرید.

برای نمونه میتوانیدبه افرادعادیی یک لیوان معمولی، هدیه بدهیدوبه افراد خاص، یک فلاسک.

7.می‏توانید کیف های حاوی کارت ویزیت، کاتالوگ، هدیه و سایراقلامی که میخواهیدبه بازدیدکنندگان ارائه بدهید،

تهیه کنید وبه مخاطبان بدهید.در این صورت، زمانی راکه مخاطب،صرف جمع آوری این اقلام میکندو باعث شلوغی غرفه میشود،صرف گفتوگو با شما میکند. ازطرفی وقتی کیفی با آرم شما در ایونت، جابه جامیشود،برندشما تبلیغ میشود.

چندی پیش در یک ایونت با یکی از برندهایم به نام، Advertise شرکت کردیم وغرفه ای معمولی داشتیم.بااین ‌حال،
حتی غرفه های بزرگ وپرهزینه نتوانستندبه اندازه مادربرندسازی موفق باشند،چون همه درایونت،باکیف برندمادرحال رفت وآمدبودند

8.همیشه ممکن است کاری را که شما برای جذب مخاطب به غرفه انجام میدهید،ده‏هاغرفه دیگرهم انجام دهند،با این ‌حال، با پلن دقیق وفعالیت برنامه ریزی شده سهم مناسبی ازمخاطب انرا می‏توانیدنصیب خودمی‏کنید.

9.بروشورهای ویژه طراحی کنید و هنگام خروج بازدیدکنندگان ازغرفه، به افرادی که از نظر شما پتانسیل لازم رادارند، بدهید.

این مسئله، باعث میشودپس از خروج ازغرفه نیز شما را به یادداشته باشند. یک کارت ویزیت به تنهایی چنین کاربردی ندارد.

10.یکی دیگر از روشهای جذب مخاطب در غرفه، برگزاری مسابقه و اهدای جایزه است. نوع مسابقه بستگی به محصول یا خدمات شما، نوع مخاطبان ایونت (عموم مردم یا فعالان اقتصادی)وموقعیت ایونت دارد.

با پیشرفت فناوری، امکان برگزاری مسابقه هم مدرن تر شده است. شما میتوانیدبا استفاده از اپلیکیشن مخصوص ایونت، مسابقه مخصوص ایونت را طراحی کنیدیامسابقه ای دروبسایت برگزارکنید.وقتی به کمک فناوری این کار تسهیل شود، استقبال مخاطبان هم بیشتر خواهدشد.

11.یکی از اهداف شرکت در ایونت، جمع آوری اطلاعات مشتریان است. میتوانید برای کسانی که کارت ویزیتشان را به شما می‏دهندیافرم شمارا پرمی‏کنند، به قیدقرعه جایزه بدهید.

نوع جایزه بایدبا روشهای هوشمندانه انتخاب شود و با اندازه بیزنس شما تناسب داشته باشد.
جایزه باید برای مخاطبان جذاب باشد تا برای پر کردن فرمها اشتیاق داشته باشند.
جایزه، بایدباجایگاه مخاطب،متناسب باشد. اگردر یک ایونت تجاری که بازدیدکنندگان، همه، تولیدکنندگان قطعات خودرو هستند، جایزه ای مانند بازی کامپیوتری تعیین کنید، نتیجه خاصی نخواهیدگرفت.
در کنار نوع جایزه، نحوه اجرای مسابقه یا قرعه کشی، اهمیت بسیاری دارد. اگرفرم شماطولانی باشدوجذاب نباشد،به همان نسبت،تعدادکسانی که مشارکت میکنند،کمتر خواهدشد.

برای نمونه، یک شرکت در ایونتی، تعدادی تبلت برای مخاطبان، تدارک دیده بود و بازدیدکنندگان پس از پر کردن فرم، کدی را دریافت میکردند که میتوانستند با آن، بازی کامپیوتری در غرفه انجام دهند.

این یک ترفند جالب و فکر شده بود. در آنجا افراد زیادی در صف های طولانی ایستاده بودند تا مشخصاتشان را وارد کنند و کد مربوطه را بگیرند.

برای آن شرکت، مسئله مهم، جمع آوری اطلاعات بازدیدکنندگان بود. داشتن اطلاعات مشتریان بالقوه یکی از نکات ضروری برای هر شرکت است تا بتواند در آینده با آن‏ها تماس بگیرد.

در پایان صحبت با مخاطبان، نظر آنها را درباره گفتوگوی خود بپرسید یا میزان علاقه افراد را به هدیه ای که داده اید، جویا شوید. در این صورت یک بازخورد رودررو از مخاطبان به دست می آورید.

12.یکی ازفناوری های روزدنیا،تلویزیونهای بسیار بزرگ لمسی است. امروزه استقبال از این ابزار به نحو چشمگیری افزایش پیدا کرده است، چون مانند دستیار غرفه داران عمل میکندو برخی اطلاعات را ارائه میکند.

مخاطبان میتوانندبا لمس صفحه،‌ در مسابقه شرکت کنند.همچنین،میتوانیدنمایشی ازمعرفی شرکت، روی آن داشته باشید.

13.یکی از راههای جذب بازدیدکننده به غرفه، پذیرایی از افراد با خوراکیهایی مانندشکلات وبیسکویت یا حتی بستنی وفینگرفود است. این کار حتی درایونتهای تجاری، تأثیر خوبی دارد.

هنگام پذیرایی، مخاطب نباید تصور کند که قرار است در قبال پذیرایی، کاری انجام دهد. درعین ‏حال، نوع پذیرایی باید در جهت اهداف برندسازی وفروش باشد،درغیراینصورت هزینه های صرف شده، تلف خواهد شد.
گاهی فردی را میبینیدکه در ایونتی در حال خوردن بستنی است و وقتی از اومیپرسیدازکجاگرفته، حتی نام غرفه را نمیداند!
یکی از راههااین است که موادغذایی رابابسته بندی خودتان عرضه کنید،مانند شکلاتهای ویژه ای که دربسته بندی های خاص عرضه میکنند.
اگرقرار است صفی جلوی غرفه، تشکیل شود، تدبیری بیندیشیدکه آن صف،مخل فعالیتهای شما نباشد.
برخی شرکتها تنها با یک ظرف شکلات، از مشتریان پذیرایی میکنند.

پیشنهاد ما: هدف گذاری در فروش

حضور هوشمندانه در ایونت به عنوان غرفه دار

اهمیت برنامه ریزی قبل ازحضور هوشمندانه در ایونت