اقدامات اجرایی حین برگزاری ایونت
1.در روزهای برگزاری ایونت، هرچه زودتر، در غرفه حضور پیدا کنید. درست است که زمانبندی همه کارها را مشخص کرده اید، اماوقتی زودتربه غرفه میروید،
کارهای مربوط به آماده سازی غرفه را با آرامش بیشتری انجام میدهید.
2. در چیدمان غرفه،وسایل بزرگترراعقب ترووسایل کوچکتر را جلوتر قراردهید. این وسایل شامل بنر، نمونه کالا،دکور و سایر لوازم است. سعی کنید خودتان جلوتر از آنها قرار بگیرید، البته به نحوی که آنهارا نپوشانید.
3. حتما برای میزهایتان رومیزی داشته باشید. طراحی رومیزیها با رنگ و طراحی سایر اقلام، هارمونی داشته باشد. این کار هزینه زیادی ندارد.
منظور از هارمونی طراحی، یک رنگی همه چیز نیست. منظور این است که رنگهای مشخصی به نحوی هنرمندانه توسط طراح به کار برده شود تا همه ابزارها، تداعی کننده محصول یا خدمات شما باشند.
4. فیلمها و اسلایدشوهایی درباره بیزنستان، برای نمایش در صفحه نمایش غرفه، تهیه کنید. هرچقدر کیفیت اطلاع رسانی فیلم وجذابیت آن بیشترباشد،نتیجه بهتری حاصل میشود.
دقت کنیدفیلم را از مجموعه ای از اسکرینشاتهای کامپیوتری تهیه نکنید. چنین فیلمهای بی کیفیت، کاربردی در جذب مخاطب و اطلاع رسانی ندارند.
5.از ابتدا برای جمع آوری اطلاعات افراد، تدبیری بیندیشید. اطلاعات دسته بندی شده از افرادی که با آنها ارتباط برقرار میکنید،تهیه کنید.
شاید خیلی از مخاطبان شما کارت ویزیت نداشته باشند. در برخی ایونتها دستگاههای بارکدخوانی وجود دارد که وقتی روی کارت سینه افراد حاضردر ایونت، قرارمیگیرد، اطلاعات آنها را ثبت وذخیره میکند. ازاین امکانات،استفاده کنید.
6.در زمان برگزاری ایونت، از لحظه شروع چیدمان غرفه، میتوانیدبه اطلاع رسانی درباره فعالیتهایتان بپردازید. اتفاقاتی که درطول زمان برگزاری ایونت رخ میدهد،میتواندمحتوایی برای به اشتراک گذاری درصفحات اجتماعی باشد.
به خصوص ماجراهایی که به نوعی به شرکت شمامربوط است، ارزش خبری زیادی دارند. فضای ایونت به شما این فرصت رامیدهدکه محتواهای حرفه ای تولیدکنید.
7.با وجود فناوری پیشرفته امروز، با استفاده از موبایل خود فیلم و عکس بگیرید و بدون نیاز به پردازش در رایانه، در صفحات اجتماعی بارگذاری کنید.
گوشی موبایل با هیچ ابزار دیگری قابل مقایسه نیست و با استفاده از آن در زمان برگزاری ایونت، حداکثر استفاده را برایتولیدمحتواداشته باشید.
تولید محتوا و به روزرسانی شبکه های اجتماعی، باید بخشی از برنامه روزانه شما در روزهای برگزاری ایونت باشد.
8.در نظر داشته باشید که همیشه امکان دزدیده شدن کالاهای ارزشمند و وسایل شما وجود دارد. مسئله مهم، قیمت آن وسایل نیست، با نبود ابزارها، روند کار شما مختل میشود.
برای نمونه، لپتاپ و موبایل، ابزار کار شما هستند و در فقدان آنها، برخی برنامه های شما متوقف میشوند. چیدمان غرفه باید به نحوی باشد که وسایل شما گم نشوند و به سرقت نروند.
اقدامات اجرایی پس از برگزاری ایونت
الف) پیگیری
1.پس از ایونت، ملزم به انجام فعالیتهای زیادی هستید. در واقع، همه آنچه قبل و حین ایونت انجام میدهید، برای این است که پس ازایونت،نتیجه آن را ببینید.
برای بهره برداری ازآنها،باید یک برنامه پیگیری حرفه ای تهیه کنید. در غیر این صورت، تمام فعالیتهای شما بی ثمر خواهدبود.
2.پیگیری، مهمترین بخش حضور در یک ایونت است. پس از پایان ایونت، گفتوگوها و قرارهای همکاری را پیگیری کنیدو در نهایت،این همکاری را به انعقادقرارداد ختم کنید.
3.پیگیری،کار ساده ای نیست ونیازمنداستراتژی خاصی است.
در مدت زمان کمتر از 72 ساعت یا نهایتا یک هفته پس از اتمام ایونت، با تمام بازدیدکنندگان غرفه که اطلاعات تماسشان رادارید، تماس تلفنی یا ایمیلی داشته باشیدو از حضورشان درغرفه،تشکرکنید.
در تماسهایی که برای پیگیری دارید، این نکته را یادآوری کنیدکه چگونه میتوانیدادامه گفت وگورا پیش ببرید.
ایمیل شما باید با استفاده از ابزارهای امروزی، جذاب و با حجم کم طراحی شده باشد.
قالب های آمادهای وجود دارند که میتوانید با استفاده از آنها، ایمیلهای جذابی طراحی کنید. البته باید هارمونی طراحی را حفظ کنیدتامخاطب، شمارا به خاطربیاورد.
درایمیل ارسالی،عکسهایی ازغرفه خودتان بفرستیدتاشما رابه یادبیاورند.همچنین،اشاره ای هم به صحبتهای ردوبدل
شده داشته باشید،لینک صفحات مربوطه دروبسایت را به ایمیل،پیوست کنیدونیزطرحهای تخفیفی راتوضیح دهید.
اگر در طول چند ماه بعد از ایونت، ایمیلهایی را برای پیگیری ارسال میکنید، هربارمحتوایی جدیدداشته باشید و از تکرار مکررات پرهیز کنید. با این تکرارها مخاطب را خسته میکنیدوزحماتتان بی حاصل خواهدبود.
سعی کنید با استفاده از نرم افزار برای هر فردی، ایمیلی اختصاصی بفرستید. وقتی نام فردو نام شرکت رادر ایمیل ذکر کنید و فرد را مخاطب قرار دهید، تعداد بیشتری از افراد،ایمیل شمارا بازمیکنند.
در نظر داشته باشید که صدها نفر دیگر سعی میکنند همانندشمابرای پیگیری،به بازدیدکنندگان ایمیل بفرستند، بنابراین شما رقیبان زیادی دارید و مخاطب شما، بخش زیادی ازایمیلهای خودرا بدون بازکردن، پاک میکنند.
ب) تجزیه و تحلیل عملکرد
1.میزان موفقیت خودازحضوردرایونت را ارزیابی کنید.میتوانید در حین برگزاری ایونت، ابزارهایی را به کار گیریدکه با استفاده از آنهاعملکرد خودرا پس ازایونت ارزیابی کنید.
2.پس ازپایان ایونت، یک دوره زمانی دوتا سه ماهه برای بررسی میزان نیل به اهداف،درنظربگیرید.
3.برای رسیدن به هدف، پیش از شروع ایونت بدانید چه مواردی را باید در طول برگزاری ایونت، اندازه گیری کنید. یکی از مواردی که اهمیت دارد، تعداد بازدیدکننده است.
معیار دیگر میتواند شمار بروشور توزیع شده باشدکه براساس تعدادبروشوری که به ایونت، همراه برده ایدوتعدادی که برگردانده اید،محاسبه میشود.
4.تعداد هدایای پخش شده، تعداد کارت ویزیتهای جمع آوری شده و میزان تطبیق آن کارتها با مخاطبان مورد نظر شما ودر صورت برگزاری مسابقه، تعداد شرکت کنندگان در آن، از دیگرروشهای ارزیابی حضور خوددرایونت است.
5.ارزیابی حضور در ایونت، به شما کمک میکند که بدانید چه روشهایی را در ایونتهای بعدی تکرار کنید و چه اقداماتی را انجام ندهید.
همچنین میتوانید تشخیص دهید که صرف هزینه در کدام یک از موارد، برای شما نتیجه بهتری داشته است.
6.پس از اتمام ایونت، به وسیله فیلم و عکسهایی که تهیه کرده اید، گزارشی از حضورتان در ایونت ارائه کنید. باید حداکثر بیست درصد محتواهای شبکه اجتماعی شما به تبلیغ مستقیم اختصاص یابد
و هشتاد درصد بقیه به ارائه اطلاعاتی درباره موضوعات مرتبط به بیزنستان بپردازد وغیرمستقیم بیزنستان را تبلیغ کند.
7.گفتیم که در مرحله پیش از ایونت، افرادرا از طریق ابزارهای مختلف به ایونت خوددعوت کنید. پس ازایونت، لازم است بدانید چند درصد از مخاطبان غرفه با دعوت مستقیم یا غیرمستقیم شما به آنجا آمده اندو هریک از ابزارهای دعوت، چقدر تأثیرگذار بوده اند
برای ارزیابی این مسئله،روشهای گوناگون وجوددارد؛
- یک روش،این است که دردعوتنامه ای که در شبکه های اجتماعی و ایمیلها ارسال میکنید، کدی ارائه کنید که وقتی مخاطب ان به غرفه میآیند،
آنرا ارائه کنندیامیتوانید کوپنی را ارسال کنید که هنگام مراجعه به غرفه، از آن استفاده کنند.
- روش دیگر،توافق با برگزارکننده ایونت است؛ به اینصورت که برگزارکننده، برای کسانی که کد تخفیف شما را ارائه دهند،در ارائه برخی خدمات، تخفیف قائل شودودر پایان ایونت از برگزارکننده بپرسید چند نفر از آن کد استفاده کرده اند.
- راه دیگر این است که در هرکدام از شبکه های اجتماعی، کدمتفاوتی قراردهیدتا بتوانیدگزارشی دقیق تهیه کنید.
- اگر قرار است دعوت از طریق افراد انجام شود، به آنها کدهای جداگانه یا پیشنهاد تخفیفی منحصربه فردی دهید تا با این کدها بتوانید نتایج را تجزیه وتحلیل کنید.
این کدها میتواند عدد باشد یا به صورت کد QR باشد تا بتوانید آنها را اسکن کنید و پس از آن، مشتریان از هدایای ویژه شما بهرمند شوند.
شرکت در ایونتهای خارج از کشور
شرکت در ایونت های خارج ازکشور نیازمندنگاهی متفاوت است و برخی مسائل را بایددر نظربگیرید.
1.زمان مناسبی را برای برنامه ریزی در نظر بگیرید. در این نوع ایونت، افزون بر رعایت تمام نکات ذکر شده، قوانین کشور مقصدرا بادقت مطالعه کنید. شاید اصلا اجازه نداشته باشید بسیاری از ابزارهای تبلیغاتی را با خودتان به آنجا ببرید.
برای نمونه در یک کشور اسلامی سختگیر، بسیاری از ابزارهایتان رانمیتوانیداستفاده کنید.ممکن است برخی نمونه هاقابل نمایش نباشدیا اصلا درگمرک اجازه ترخیص به آنهاداده نشود.
2.مطالعات مقدماتی روی فرهنگ وزبان کشورمقصدانجام دهید
وچندواژه کلیدی رابه خاطربسپارید؛مانندسلام واحوالپرسی اولیه. هرچقدر با فرهنگ آن کشور بیشتر آشنا شوید، در طراحی کالاهای تبلیغاتی مانندکاتالوگ وبروشوروفیلمهای تبلیغاتی،موفق تر خواهیدبود،زیراعلاقه مندیهای آنهارادرنظرخواهیدگرفت.
چندی پیش اعلام کردندکه رانندگی زنان درعربستان قانونی شده است . یقینا در ایونت آینده خودرو در این کشور، نمود این تغییررادرروشهای تبلیغات مشاهده خواهیم کرد. یعنی تبلیغات، همگام بافضای فرهنگی آن کشورتغییرمیکند.
3.اگر ایونت، در شهری غیر از شهر محل هتل شما برگزار میشود، برای رفت وآمد و اقامت در آن شهر، تمهیدات لازم را تدارک ببینید. به دقت، همه ابزارهای لازم برای غرفه رامشخص کنیدوبرای حمل ونقل وسایل،تمهیداتی بیندیشید.
4.شرکت درایونتهای خارج ازکشور،حواشی زیادی دارد. ممکن است هزینه ها برای شما کمرشکن باشد. نبایدفقط قیمت غرفه رادرنظربگیرید.
- هزینه هایی همچون حمل ونقل ونیروی کارمحلی واقلام چاپی ویژه آن ایونت، تأثیرزیادی در بودجه موردنیاز، خواهدداشت.
- موضوع حمل ونقل دستگاهها و نمونه ها به یک کشور دیگر، چالشی جدی پیش روی شما است، هم دربحث هزینه هاوهم بحث ترخیص ازگمرک.
- ترخیص ازگمرک،کاری تخصصی است وبایدآن را به نیروهای متخصص محلی بسپارید.
5.برای اداره غرفه در ایونت خارج ازکشور، نیروهای محلی را به کار بگیرید.
این نیروها بایداز زمان ورود شما به آن کشور تا زمان خروج،همراه شماباشند.بهتراست این افراد،تنهایک مترجم ساده نباشندوبتواننددرزمینه های تخصصی هم کمک کننده باشند.
6.محصولات تبلیغاتی خودرا به زبان محلی آن کشور و نه صرفا انگلیسی، تهیه کنید،درغیراین صورت دچارمشکلات عدیده ای خواهید شد. بسیاری از اقلام چاپی را میتوانید به تأمین کنندگان محلی سفارش دهید. البته چندماه قبل از شروع ایونت، سفارش بدهیدکه حاشیه امنی وجودداشته باشد.
7.در برخی ازکشورها، بروکراسی اداری، روندکندی داردو برای پیشبردکارها،زمان زیادی صرف خواهدشد. این مسئله رادرجدول زمان بندی خوددرنظربگیرید.
8.دربرخی ازکشورها،کارت اعتباری،قابل استفاده نمیباشد.
بنابراین،به اندازه کافی پول نقدبه همراه داشته باشید.
مطالب زیر را حتما مطالعه کنید
77 نکته برای فروش و جذب فالوور(بخش دوم)
77 نکته برای فروش و جذب فالوور(بخش اول)
اقدامات اجرایی حین برگزاری ایونت
حضور هوشمندانه در ایونت به عنوان غرفه دار
زوایای مختلف بیزینس آنلاین
دیدگاهتان را بنویسید
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.